Privacy/AVG

1. Algemeen
Pré Wonen ontwikkelt, verhuurt, verkoopt en beheert woningen. Indien u een woning van ons wilt huren of kopen verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.

Pré Wonen neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacy beleid. Indien u een woning van ons huurt of koopt, verwerken wij uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst.

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

• Alle persoonsgegevens verwerken wij overeenkomstig onze doeleinden;
• Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen;
• Wij houden ons aan de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

1.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.2 Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?
Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst.

Voor sommige extra producten en diensten vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming voordat we meer persoonsgegevens van u verzamelen, dit kan ook gebeuren als het gaat om meer gevoelige persoonsgegevens zoals het gebruik van een camera.

Pré Wonen heeft in het kantoor een camera hangen. Daarvoor hebben we gekozen in verband met uw en onze veiligheid. De camera is alleen gericht op de inschrijfbalie in de hal. Bij de balie hangt een bordje waarop het cameratoezicht is bekend gemaakt aan de bezoekers. Bij het gebruik van de camera worden gevoeligepersoonsgegevens verwerkt, namelijk video-opnames van beeld en geluid.

1.3 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
Pré Wonen is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens gebruikt Pré Wonen voor onze diensten en producten?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

2.1 Naam, contact- en betaalgegevens:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, historische adressen, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer en betaalhistorie.

2.2 Inkomensgegevens:
Dit zijn de gegevens die wij gebruiken voor de wettelijke inkomenstoets.

2.3 Bijzondere persoonsgegevens:
Dit zijn medische gegevens van bijvoorbeeld geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Gegevens over crimineel gedrag zoals over bijvoorbeeld een wietplantage.

3. Voor welke doelen gebruikt Pré Wonen uw gegevens?
Pré Wonen verwerkt uw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:

• Het opmaken van huur- of koopovereenkomst;
• Het onderhouden van de huurwoning;
• Klantenservice;
• Het doen van betalingen;
• Het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
• Het behandelen van geschillen;
• Het doen uitoefenen van de accountantscontrole;
• Activiteiten van intern beheer;
• De uitvoering of toepassing van de wet;
• Het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Pré Wonen in het kader van haar maatschappelijke taken en het beschermen van haar roerende en onroerende zaken. Hierbij kunt u denken aan het verwerken van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt.
• Het informeren van huurders over activiteiten van Pré Wonen d.m.v. (online) nieuwsbrieven.

4. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?
Pré Wonen verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming van de betrokken persoon; Toestemming kan bijvoorbeeld gevraagd worden bij inschrijving als woningzoekende of bij het opvragen van informatie voor een niet-geanonimiseerd onderzoek.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Sommige gegevens zijn noodzakelijk om overeenkomsten, zoals een huurovereenkomst, goed te kunnen uitvoeren. Pré Wonen heeft hiervoor gegevens nodig zoals NAW-gegevens en rekeningnummer. Zonder deze gegevens kunnen immers de afspraken uit de huurovereenkomst niet worden uitgevoerd. Deze grondslag geldt alleen voor die gegevens die daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de (huur)overeenkomst. En de gegevens mogen alleen voor dit doel worden gebruikt;
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting; Een voorbeeld hiervan is het uitvoeren van de inkomenstoets bij het toewijzen van woningen.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen; Deze grondslag zal voor Pré Wonen niet snel aan de orde zijn. Als voorbeeld kan de situatie gelden dat terstond medische hulp nodig is naar aanleiding van een ongeval van de betrokkene waarbij deze buiten bewustzijn is geraakt.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag; De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen. In bepaalde situaties is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, omdat de woningcorporatie een gerechtvaardigd belang heeft dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de betrokkene. Deze grondslag wordt bijvoorbeeld gebruikt om persoonsgegevens uit te wisselen met anderen om woonfraude, hennepteelt en overlast te bestrijden.

5. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
Pré Wonen maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Pré Wonen bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

6. Delen we de gegevens met andere partijen?
Pré Wonen deelt de persoonsgegevens uitsluitend met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld schilders en elektriciens. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Pré Wonen heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Ook werkt Pré Wonen soms samen met bijvoorbeeld een zorginstelling of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast en fraude.

Daarnaast maakt Pré Wonen gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers. Met de verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten waarin strikte afspraken zijn gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens. Wij gebruiken Google Analytics voor rapportages over hoe bezoekers de website gebruiken. Zo kunnen wij het gebruik verbeteren. De informatie die Google verzamelt wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven.

Pré Wonen zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

7. Hoe beveiligen we uw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Pré Wonen een strikt beleid als het hier om gaat. We hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Medewerkers van Pré Wonen zijn ook tot geheimhouding verplicht.

8. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Pré Wonen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Wanneer deze termijnen verstreken zijn zorgt Pré Wonen ervoor dat vernietiging van de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier plaatsvindt. Pré Wonen vindt het belangrijk dat ook het vernietigen van de persoonsgegevens met zorg plaatsvindt.

8.1 Naam, contact- en betaalgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en vijf jaar nadat de klant weg is.

8.2 Inkomensgegevens
De inkomensgegevens bewaren we tot 2 jaar na ministeriële goedkeuring.

8.3 Bijzondere persoonsgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat. Soms is het nodig bepaalde gegevens over te dragen aan andere instanties, of zijn we verplicht deze langer te bewaren. In dat geval kan het voorkomen dat we de gegevens langer bewaren.

Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Pré Wonen vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ zijn verschillende formulieren te vinden die hierbij kunnen helpen. Via deze formulieren kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

• Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
• Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
• Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar privacy@prewonen.nl.

12. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
Pré Wonen vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

13. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via privacy@prewonen.nl.