Privacy

1. Algemeen

Pré Wonen gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij ontkomen er niet aan om gegevens van onze huurders te verwerken. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Daarvoor hebben we deze privacyverklaring opgesteld. In deze privacyverklaring omschrijven wij hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Ook biedt het informatie over uw rechten hierin.

Pré Wonen neemt uw privacy serieus en voert een strikt privacybeleid. Wij hanteren hierbij de volgende uitgangspunten:

• Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Zo gebruiken we uw persoonsgegevens alleen als dat strikt noodzakelijk is. Ook binnen onze organisatie behandelen we uw persoonsgegevens als vertrouwelijk.
• Wij nemen alle mogelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. En we zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
• Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving over de verwerking van persoonsgegevens.

2. Grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Hiervoor passen wij de volgende grondslagen toe:

• Overeenkomst: sommige gegevens zijn noodzakelijk om overeenkomsten, zoals een huurovereenkomst, goed te kunnen uitvoeren. Pré Wonen heeft hiervoor gegevens nodig, zoals NAW-gegevens (‘Naam, Adres en Woonplaats’) en rekeningnummer. Zonder deze gegevens kunnen de afspraken uit de huurovereenkomst niet worden uitgevoerd. Deze grondslag geldt alleen voor gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de (huur)overeenkomst. Deze gegevens mogen alleen voor dit doel worden gebruikt.

• Wettelijke plicht: sommige gegevens moeten wij verplicht uitvoeren of doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, de politie en andere overheidsinstanties. Een voorbeeld van het verplicht uitvoeren is de inkomenstoets bij het toewijzen van woningen.

• Gerechtvaardigd belang: sommige gegevens hebben wij nodig voor intern beheer, voor de behartiging van onze belangen en voor beveiliging. Daarbij hebben we de afweging gemaakt tussen het belang van Pré Wonen en de inbreuk op uw privacy. In dat geval hebben wij een 'gerechtvaardigd belang'. Als een woningcorporatie een gerechtvaardigd belang heeft dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de huurder, hebben wij het recht om persoonsgegevens te verwerken. Deze grondslag wordt bijvoorbeeld gebruikt om persoonsgegevens uit te wisselen met anderen om woonfraude, hennepteelt en overlast te bestrijden.

• Vitaal belang: in geval van levensbedreigende of noodsituaties is uitwisseling van persoonsgegevens noodzakelijk. Bijvoorbeeld als er na een ongeval direct medische hulp nodig is en de betrokkene buiten bewustzijn is geraakt. Deze grondslag zal voor Pré Wonen niet snel aan de orde zijn.

• Ondubbelzinnige toestemming: overige persoonsgegevens worden alleen met uw toestemming verwerkt. U mag de toestemming ook altijd weer intrekken. Wij kunnen uw toestemming bijvoorbeeld vragen als u zich inschrijft als woningzoekende.

3. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Pré Wonen verwerkt persoonsgegevens:

• in geval van een huur- of verhuurovereenkomst voor roerende of onroerende zaken. Denk hierbij aan het uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van vorderingen (inclusief het overdragen van die vorderingen aan derden), het onderhoud en de reparatie van de te huren en verhuren roerende en onroerende zaken, het behandelen van geschillen, het uitoefenen van accountantscontrole en activiteiten van intern beheer. 
• van debiteuren en crediteuren van Pré Wonen. Het gaat hierbij om financiële administraties zoals boekhoudingen.
• in geval van sociaal beheer. Denk hierbij aan het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Pré Wonen en andere partijen, bijvoorbeeld om onze maatschappelijke taken te kunnen uitvoeren, of om onze roerende en onroerende zaken te beschermen. Zo kunnen we de noodzakelijke persoonsgegevens verwerken om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden, of om de leefbaarheid in de buurt te bevorderen.
• voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving.
• voor archiefbestemming. Hierbij verwerken we persoonsgegevens voor het archiefbeheer, het behandelen van geschillen en het verrichten van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
• voor documentenbeheer. Denk hierbij aan de verwerking van inkomende en uitgaande documenten, zoals postregistratie en e-mailarchivering.
• in het kader van videocameratoezicht, voor de beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en zaken, met gebruikt van duidelijk zichtbare videocamera’s.
• voor overig intern beheer. Hierbij gaat het om het verwerken van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam voor Pré Wonen, die niet onder een andere categorie vallen.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

• Algemene persoonsgegevens huurder en medehuurder (indien van toepassing), zoals:
  • Voorletter(s)
  • Voornamen
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Telefoonnummer
  • Mobiel telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Huishoudsamenstelling
  • Administratienummer (VHE)
  • Deelcontractnummer
  • KvK-nummer
  • Expiratiedatum (duur)
     
• Gevoelige persoonsgegevens (indien van toepassing), zoals:
  • Bankrekeningnummer
  • Inkomen(-sverklaring)
  • Scheidingsconvenant
  • Ouderschapsplan
  • Zwangerschapsverklaring
  • Urgentieverklaring
  • Contingentbeschikking
  • Wmo-beschikking
  • Verhuurdersverklaring
  • Kopie eigendomsbewijs/ verkoopakte
  • Loongegevens en/of financiële gegevens
  • Inkomenstoets
  • Huurachterstand (bedrag)
  • Deurwaarder
  • Schuldhulpverlening
  • Financiële screening
  • Sociale check
  • Incassotrajecten
     
• Bijzondere persoonsgegevens (indien van toepassing), zoals:
  • Kopie identiteitsbewijs (met of zonder mal)
  • Inzage paspoort
  • Foto
  • Strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

5. Met wie deelt Pré Wonen de persoonsgegevens?  

Pré Wonen deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld schilders en elektriciens. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak. In sommige gevallen verstrekken we meer persoonsgegevens, bijvoorbeeld aan een deurwaarder.

In overeenkomsten of convenanten maken we afspraken over welke gegevens we uitwisselen, met welk doel, op basis van welke rechtsgrond, welke beveiliging Pré Wonen toepast en hoe betrokken personen of partijen hun rechten kunnen uitoefenen. Daarmee leggen we vast hoe we op een rechtsgeldige manier persoonsgegevens kunnen uitwisselen.

• Verwerkers

Pré Wonen maakt gebruik van verschillende verwerkers. Dat zijn leveranciers aan wie wij onze gegevensverwerking hebben uitbesteed. Met al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Zo kunnen wij de privacybescherming waarborgen.

• Convenanten

Pré Wonen kan op basis van samenwerkingsconvenanten persoonsgegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling moet binnen de wettelijke kaders plaatsvinden. Ook mogen er niet meer persoonsgegevens uitgewisseld worden dan strikt noodzakelijk is.

• Derden

Pré Wonen verstrekt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor externe partijen die wij hebben ingeschakeld om hun taak uit te voeren voor Pré Wonen. Daarnaast is Pré Wonen wettelijk verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten, zoals de politie (in het kader van een strafrechtelijk onderzoek) of de Belastingdienst. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken. 

6. Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, beschermen wij met technische en organisatorische maatregelen. Wij voeren regelmatig een controle uit op de technische veiligheidsmaatregelen. Indien nodig passen wij deze aan de nieuwste stand van de techniek aan. Deze regels gelden ook voor de gegevensverwerkers die in opdracht van Pré Wonen en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Toegang tot gegevens is beperkt; alleen medewerkers die toegang tot persoonsgegevens nodig hebben voor werkzaamheden krijgen toegang.  Daarnaast hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht wat betreft uw persoonsgegevens.

7. Bewaartermijnen

Pré Wonen bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is. Hoelang gegevens worden bewaard, is afhankelijk van het soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Wanneer de termijnen zijn verstreken, verwijderen en vernietigen wij uw persoonsgegevens op een beveiligde manier.

Het is mogelijk dat uw gegevens in het verleden in ons archief terecht zijn gekomen en daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen.

8. Uw rechten

U heeft, als betrokkene, de volgende rechten:

• Recht op informatie

U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over hoe en waarom de gegevensverwerking plaatsvindt. Dit geldt zowel wanneer de persoonsgegevens bij uzelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt.

• Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens (die bij ons bekend zijn) op te vragen. Ook heeft u het recht te vragen waarvoor wij die gegevens hebben gebruikt en met wie wij deze persoonsgegevens hebben gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Als persoonsgegevens van iemand anders zijn opgenomen in het dossier dat u wilt inzien, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd.

• Recht op correctie en aanvulling

U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als deze onjuist of onvolledig zijn.

• Recht op het verwijderen van gegevens

U heeft het recht om Pré Wonen te verzoeken gegevens van u te verwijderen (‘gegevenswissing’). Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

• De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

• Recht van beperking

U heeft het recht te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), als een van de volgende punten van toepassing is:

• • U betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt beperkt gedurende de periode die wij nodig hebben om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
  • De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan.
  • Wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Pré Wonen zwaarder wegen dan die van u.

• Dataportabiliteit

U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dit betekent dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens, die u aan Pré Wonen heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand. Ook heeft u het recht die persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder dat wij u daarin mogen hinderen. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:

• • digitaal verwerkt worden en;
  • in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.

• Recht op bezwaar

Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van de rechtsgrond ‘Gerechtvaardigd belang’, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek, gebaseerd op een van de bovenstaande rechten, schriftelijk indienen bij onze Privacy Officer via [email protected]. Wij behandelen uw aanvraag binnen de wettelijke termijn van één maand.

9. Wijzigingen van het privacyverklaring

Pré Wonen heeft het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u aan om zo nu en dan deze privacyverklaring door te nemen. Dan blijft u goed op de hoogte van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.

10. Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacyverklaring, dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via privacyprewonennl.